Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Die Karten der Leistungsempfänger werden unpersonalisiert in einem verschlossenen Umschlag an die zuständige Kommune ausgegeben. Bitte bewahren Sie diese ungeöffnet an einem sicheren Ort auf.

Direkt bei der Ausgabe der Karte an den Leistungsempfänger können Sie den Leistungsempfänger mit der AZR-Nummer und der Bezahlkarten-ID, die sich auf dem verschlossenen Umschlag befindet, im Verwaltungsportal anlegen. 

Der Leistungsempfänger holt sich im zuständigen Amt die Karte in dem verschlossenen Umschlag ab. 

Zusammen mit der Karte erhält er ein Informationsschreiben, seinen viertstelligen PIN und alle benötigten Informationen in den 12 gängigsten Sprachen.

Sobald die Legitimation erfolgreich abgeschlossen ist, wird ein Sammelkonto für die Kommune angelegt.

Ein Sammelkonto ist ein Konto, das bei PayCenter eingerichtet wird und mit dem externen Konto der Kommune (Aufladekonto) verknüpft ist.

Das Sammelkonto wird im Verwaltungsportal unter dem Menüpunkt „Admin Bereich“ > „Umsatzübersicht Sammelkonto“ angezeigt. Ab der Rolle Freigeber können hier die IBAN des Kontos, der Guthabenstand sowie die Umsätze eingesehen werden. Über die IBAN kann das Sammelkonto in beliebiger Höhe aufgeladen werden (via SEPA-Überweisung, Dauer 1 – 2 Werktage). Es gibt keine Beschränkung des Guthabenstandes.

Das Sammelkonto wird für die Ad-Hoc-Aufladungen der Bezahlkarte verwendet. Ad-Hoc-Aufladungen erlauben die direkte Aufladung der Bezahlkarte in Echtzeit, während eine Aufladung via SEPA-Überweisung 1 – 2 Werktage dauert. Durch den Transfer des Geldes innerhalb der PayCenter kann diese sekundenschnelle Aufladung gewährleistet werden. PayCenter geht dadurch nicht in Vorleistung. Es kann nur das Geld auf die Bezahlkarten aufgeladen werden, das vorab auf dem Sammelkonto eingezahlt wurde.

Bitte beachten Sie, dass für Aufladungen über das Sammelkonto keine Daueraufträge angelegt werden können.

Sie können einen neuen Leistungsempfänger im Verwaltungsportal anlegen. 

Loggen Sie sich hierfür mit Ihren Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) ein und klicken Sie auf den Button „Leistungsempfänger anlegen“.

Anlage des Leistungsempfängers

Geben Sie die ARZ-Nummer des Leistungsempfängers und die ID, die Sie im Sichtfeld des Briefumschlages mit der Bezahlkarte sehen, ein.

Geben Sie anschließend die restlichen Daten des Leistungsempfängers ein.

Folgende Felder sind Pflichtfelder: 

• Geburtsdatum
• Vorname
• Nachname
• Herkunftsland
• Sprache

Die anderen Felder (Geburtsort, Handynummer, Straße und Hausnummer, Stadt und PLZ) können optional befüllt werden.

Bitte beachten: Es ist im Nachgang nicht mehr möglich, die eingegebene AZR-Nummer anzupassen. Sollten Sie eine falsche AZR-Nummer angegeben haben, müssen Sie die Karte kündigen und eine neue anlegen. Auch die Änderung des Herkunftslandes ist im Nachgang nicht mehr möglich. 

Unbekanntes Herkunftsland / unbekannte Sprache

Sofern das Herkunftsland unbekannt ist bzw. der Leistungsempfänger staatenlos ist, legen Sie bitte innerhalb der Kommune fest, wie sie mit diesen Fällen umgehen (beispielsweise könnte hier Deutschland eingetragen werden). Sollte die Sprache des Leistungsempfängers unbekannt sein, empfiehlt es sich, Deutsch oder Englisch auszuwählen. Der Leistungsempfänger kann in seinem Onlinebereich die gewünschte Sprache selbst im Nachgang einstellen – die Einstellung der Sprache steht hier nicht im Zusammenhang mit der Sprache des Onlinebereichs. Legen Sie auch hier innerhalb Ihrer Kommune ein einheitliches Vorgehen fest.

Abschluss der Anlage

Anschließend können Sie die IBAN der Karte einsehen. Sollten Sie für einen Leistungsempfänger eine individuelle Verfügungsregion (Postleitzahl-Gebiet) festlegen wollen, können Sie dies anschließend vornehmen (ein vorher definierter Wert ist voreingestellt). Die Höhe und Anzahl der Bargeldabhebung ist in den meisten Fällen nicht editierbar, da dies vom Bundesland festgelegt wird. Diese Schritte können Sie auch jederzeit über den Reiter „Leistungsempfänger bearbeiten“ vornehmen.

Die Daten eines Leistungsempfängers können Sie unter dem Reiter „Leistungsempfänger bearbeiten“ einsehen und anpassen. 

Suchen Sie nach der AZR-Nummer, der Bezahlkarten-ID oder dem Namen oder filtern Sie alternativ nach einer Gruppe an Leistungsempfängern.

Wählen Sie anschließend unter „Ergebnisse“ den gewünschten Leistungsempfänger mit Klick auf das Pfeil-Icon rechts neben dem Namen aus, um zur Bearbeitungsübersicht zu gelangen.

Nun können Sie die individuellen Einstellungsmöglichkeiten verwalten, Guthaben auf- und entladen und die Sperrungen / Kündigungen der Karte verwalten.

Bitte beachten Sie: Die Felder „AZR-Nummer“ und „Herkunftsland“ können nachträglich nicht mehr angepasst werden. Sollten Sie die AZR-Nummer versehentlich mit einem falschen Leistungsempfänger verknüpft haben, muss die Karte gekündigt und eine neue angelegt werden. 

Ihnen stehen verschiedene, individuelle Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Diese sehen Sie, wenn Sie einen Leistungsempfänger bearbeiten.

• IBAN der Bezahlkarte einsehen
• Individuelle Beschränkungen der Bezahlkarte
  • Hier können Sie die Anzahl und Höhe der Bargeldabhebungen pro Kalendermonat einsehen. 
  • Das Limit kann hier in den meisten Fällen vom Sachbearbeiter nicht angepasst werden, da das Bundesland das Limit festlegt.
• Postleitzahl- und Händlerkonfiguration
  • Hier können Sie das Einsatzgebiet (Gebiet, wo mit der Karte gezahlt werden kann) festlegen. 
  • Außerdem können Sie hier Online-Händler freigeben oder ausschließen.
• Daten des Leistungsempfängers
  • Hier können Sie die Daten des Leistungsempfängers bearbeiten. Ausgegraute Felder können nicht mehr nachträglich bearbeitet werden.
• Guthaben verwalten
  • Einsicht in den aktuellen Guthabenstand
  • Aufladungen und Abbuchungen von Guthaben
• Bezahlkarte schlummern, sperren und kündigen
  • Hier können Sie die Karte je nach Wunsch zeitweise oder dauerhaft sperren oder kündigen.
    • Schlummern = zeitweilige Verfügungssperre, die sowohl von der Kommune als auch vom Leistungsempfänger wieder aufgehoben werden kann
    • Sperren = Verfügungssperre seitens der Kommune, kann vom Leistungsempfänger nicht wieder aufgehoben werden.
    • Kündigen = endgültige Kündigung der Karte, Leistungsempfänger kann anschließend nicht mehr im Frontend gefunden werden.

Sie können Karten über das Verwaltungsportal oder über eine Überweisung aufladen. 

Aufladung über das Frontend (Ad-Hoc-Aufladung)

Mit der Ad-Hoc-Aufladung können Sie innerhalb weniger Sekunden Guthaben auf die Karte des Leistungsempfängers transferieren.

Klicken Sie auf den Reiter „Leistungsempfänger bearbeiten“ , suchen Sie Ihren Leistungsempfänger und klicken Sie auf „Guthaben verwalten“. 

Hier sehen Sie den aktuellen Kontostand und können auswählen, ob Sie die Karte aufladen oder Guthaben abbuchen möchten. Geben Sie im Kästchen „Bedarf“ den gewünschten Auf- oder Abbuchungsbetrag ein. 

Das Kästchen „Hinterlegter Freibetrag“ gibt an, wie viel Geld monatlich als Freibetrag „angespart“ werden kann. Es wird automatisch mit dem Freibetrag verrechnet, wie viel Guthaben aufgeladen werden kann. 

Anschließend muss die Aufladung im Admin Bereich unter „Aufladungen freigeben“ bestätigt werden.

Eine Frist für die Freigabe einer Ad-Hoc-Aufladung gibt es nicht. Es ist jedoch generell ratsam, Aufladungen zeitnah freizugeben, um Verzögerungen in der Verfügbarkeit der Mittel für die Leistungsempfänger zu vermeiden.

Aufladung via Überweisung

Im Onlineportal über „Leistungsempfänger bearbeiten“ > „IBAN anzeigen“ finden Sie die IBAN einer jeden Karte. 

Über diese können Sie eine Überweisung durchführen oder einen Dauerauftrag bei Ihrer Bank einrichten. Daueraufträge können nicht direkt im Verwaltungsportal eingerichtet werden.

Bitte beachten Sie, dass es im Gegensatz zu der Ad-Hoc-Aufladung 1 – 2  Werktage dauert, bis die Überweisung auf der Karte des Leistungsempfängers ankommt.

SEPA-Überweisung (Dauer 1 – 2 Werktage)

Bei SEPA-Überweisungen ist festgelegt, dass der Freibetrag nur einmal per mensem (pro Kalendermonat) angerechnet wird.

Wenn die Karte über diesen Weg im selben Monat mehrmals aufgeladen wird, wird der Freibetrag nur bei der ersten Aufladung berücksichtigt. Bei weiteren Aufladungen innerhalb desselben Monats wird der volle Betrag der Aufladung auf die Karte gebucht, ohne dass der Freibetrag erneut beachtet wird.

Ad-Hoc-Aufladung

Die Ad-Hoc-Aufladung wird direkt über das Verwaltungsportal ausgeführt.

Soll der Freibetrag bei einer Aufladung nicht berücksichtigt werden, muss hier das Häkchen bei „Freibetrag bei der Aufladung ignorieren“ gesetzt werden, um sicher zu stellen, dass die gewünschte Aufladung im Rahmen des gesetzlichen Betrags gutgeschrieben wird.

Der Freibetrag ist der Betrag, den ein Leistungsempfänger laut Asylbewerberleistungsgesetz ansparen darf.

Im Verwaltungsportal ist dieser Betrag auf 200 € vor eingestellt. Sie haben die Möglichkeit, den Freibetrag anzupassen. Bitte beachten Sie die gesetzlichen Regelungen.

Wenn Sie den Freibetrag ändern möchten, dann können Sie dies im Freifeld unter „Leistungsempfänger bearbeiten“ > „Individuelle Beschränkungen der Bezahlkarte anpassen“ > „Freibetrag anpassen“ durchführen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit dem Button „Daten speichern“. 

Bei einer Ad-Hoc-Aufladung (Guthaben verwalten) sehen Sie den hinterlegten Freibetrag direkt im vorgesehenen Feld. Sollte der Kontostand unter dem eingestellten Freibetrag liegen, so wird dieser nicht berücksichtigt. So spielt er beispielsweise auch bei einer Erstaufladung der Karte keine Rolle, da der Kontostand hier 0 € beträgt. Sobald der Kontostand höher als der eingestellte Freibetrag ist, wird der finale Aufladebetrag und der neue Kontostand automatisch berechnet. Sofern der Freibetrag bei der Aufladung nicht berücksichtigt werden soll, kann dies mit dem Auswahlfeld unter „Neuer Kontostand“ ausgewählt werden. 

Auch bei einer SEPA-Überweisung wird der Freibetrag automatisch einmal per mensem (pro Kalendermonat) berücksichtigt. Der überschüssige Betrag wird der Kommune im Anschluss zurücküberwiesen.  Ab der zweiten Überweisung im Monat wird der Freibetrag nicht mehr berücksichtigt. 

Sie können die Karte eines Leistungsempfängers kündigen, indem Sie ihn über „Leistungsempfänger bearbeiten“ suchen und auswählen. Unter dem Reiter „Bezahlkarte schlummern, sperren und kündigen“ können Sie die Karte des Leistungsempfängers kündigen. 

Der Leistungsempfänger ist anschließend nicht mehr über die Suche zu finden. Die AZR Nummer des Leistungsempfängers wird damit wieder freigegeben.

Das restliche Guthaben, dass sich noch auf der Karte befindet, wird auf Ihr Aufladekonto zurück gebucht (via Überweisung, Dauer 1 – 2 Werktage).

Bitte beachten Sie, dass eine Kartenkündigung nicht rückgängig gemacht werden kann. Dem Leistungsempfänger kann bei Bedarf eine neue Karte ausgegeben werden.

Beachten Sie: Wenn der Leistungsempfänger in eine andere Kommune umzieht, die ebenfalls die PayCenter Bezahlkarte verwendet, kann die Karte auch umgehängt werden. Eine Kündigung / Löschung ist nicht erforderlich.

Sie können die Karte eines Leistungsempfängers sperren, indem Sie ihn über „Leistungsempfänger bearbeiten“ suchen und auswählen. Unter dem Reiter „Bezahlkarte schlummern, sperren und kündigen“ können Sie die Karte des Leistungsempfängers sperren.

Bei einer Sperrung der Karte kann der Leistungsempfänger nicht mehr mit der Karte zahlen. Die Sperrung kann nicht vom Leistungsempfänger ausgehoben werden, sondern nur von der Kommune. 

Sie können die Karte eines Leistungsempfängers schlummern lassen, indem Sie ihn über „Leistungsempfänger bearbeiten“ suchen und auswählen. Unter dem Reiter „Bezahlkarte schlummern, sperren und kündigen“ können Sie die Karte des Leistungsempfängers schlummern lassen.

Die Funktion des Schlummerns stellt eine zeitweilige Verfügungssperre der Karte dar. Die Schlummerfunktion kann sowohl von der Kommune als auch vom Leistungsempfänger in seinem Onlinebereich / seiner App wieder aufgehoben werden. Diese Funktion dient dazu, z. B. bei Verlust der Karte ungewünschte Abbuchungen zu vermeiden. 

Die Funktion des Schlummerns kann der Leistungsempfänger auch selbstständig in seinem Onlinebereich unter dem Reiter „Sicherheitsstatus“ ein- und ausschalten.

Unter „Weitere Funktionen“ > „Änderungshistorie“ kann nachvollzogen werden, wenn ein Leistungsempfänger den Schlummermodus und damit die kurzfristige Kartensperre gesetzt oder entfernt hat. 

Zudem wird unter „Leistungsempfänger bearbeiten“ > „Bezahlkarte schlummern, sperren und kündigen“ angezeigt, wenn die Karte schlummert.

Eine Karte kann von einer Kommune in eine andere umgezogen werden, wenn sich die Zuständigkeit des Leistungsempfängers ändert.  

Beachten Sie: Leistungsempfänger können nur von der zukünftig zuständigen Kommune umgezogen werden. Sie können keine Karteninhaber in eine andere Kommune schieben.

Loggen Sie sich hierfür mit Ihren Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) in das Onlineportal ein und wählen Sie im Reiter „Weitere Funktionen“ den Punkt „Bezahlkarte umhängen“. Geben Sie anschließend die AZR-Nummer des umzuhängenden Leistungsempfängers ein. 

Sie können den Leistungsempfänger nun durch den Button „Bezahlkarte umhängen“ in Ihre Kommune umziehen. 

Nachdem eine Karte umgehängt wurde, müssen Sie manuell den Einsatzbereich und die Händlerkonfiguration und ggf. die individuellen Beschränkungen der Bezahlkarte ändern.

Sollen beim Umhängen in eine andere Kommune noch offene Aufladungen vorhanden sein, werden diese automatisch abgelehnt und gelöscht. 

Der neuen Kommune werden offene Aufladungen nicht mehr angezeigt.

Alle Bezahlkarten Ihrer Kommune werden standardmäßig mit den von Ihnen im Voraus festgelegten Postleitzahlenbereichen (Wahl zwischen Deutschland, Bundesland, Landkreis oder einzelnen Postleitzahlen) vorab eingestellt.

Sie können jedem Leistungsempfänger auf Wunsch individuelle Regionen zuweisen.

Die Region der Karte kann unter „Leistungsempfänger bearbeiten“ > „PLZ- und Händlerkonfiguration“ eingestellt werden. 

Durch die Beschränkung der Karte auf eine Postleitzahl oder ein Gebiet wird gewährleistet, dass der Leistungsempfänger die Bezahlkarte nur innerhalb der ausgewählten Region verwenden kann.

Während des Onboarding Prozesses wird abgefragt, welches Einsatzgebiet Sie standardmäßig eingestellt haben möchten (Wahl zwischen Deutschland, Bundesland, Landkreis oder einzelnen Postleitzahlen).

Wenn Sie das Einsatzgebiet aller Karten Ihrer Kommunen ändern wollen, kann PayCenter diese Einstellung gerne für Sie ändern.

Sie können hierbei wählen, ob die Änderung des Default-Wertes nur für neue Karten oder auch für bereits ausgegebene Karten umgesetzt werden soll.

Melden Sie sich hierfür bitte in unserem täglichen Webex Webinar bei uns. Unser Team leitet Ihre Anfrage anschließend an die zuständigen Kollegen weiter. Den Link zum Webinar finden Sie unter https://bezahlkarte.info/beratung/.

Bitte beachten: Sollten Sie sich dafür entscheiden, bestehende Karten zu ändern, werden individuell getroffene Einstellungen überschrieben. 

Umhängen der Karte: Nachdem eine Karte umgehängt wurde, müssen Sie den Einsatzbereich manuell auf Ihre gewünschte Region umstellen.

Leistungsempfänger können Überweisungen nur an freigeschaltete Empfänger durchführen. 

Das bedeutet, dass jede IBAN, an die überwiesen wird, im Vornherein freigeschaltet werden muss. 

Sie können im Admin Bereich unter „IBAN für Überweisungen freigeben“ Name und IBAN des freizuschaltenden Empfängers eingeben (nur für die Rolle „Admin“ verfügbar). Die IBANs werden für die gesamte Kommune auf die Whitelist gesetzt und somit für alle Bezahlkarten der Kommune freigeschalten.

Informationen zur Whitelist:

• Auf dieser befinden sich alle IBANs, die für Überweisungen freigeschaltet wurden.
• Sobald ein Sachbearbeiter eine IBAN auf die Whitelist gesetzt hat, können alle Leistungsempfänger an diese IBANs Überweisungen ausführen.
• Es ist nicht möglich, IBANs nur für einzelne Leistungsempfänger freizuschalten.
• Doppelte Einträge sind hierbei kein Problem.

So können Leistungsempfänger beispielsweise Rechnungen von Kindergärten, Rechtsanwälten oder Ämtern bezahlen. Eine Einrichtung eines Dauerauftrages ist nicht möglich.

Leistungsempfänger bekommen in Ihrem Onlineportal eine Fehlermeldung, wenn sie an eine nicht freigeschaltete IBAN überweisen möchten. 

Lastschriften können nur von freigeschalteten Einzugsermächtigten eingezogen werden.

Das bedeutet, dass jede IBAN, von der Geld eingezogen wird, im Vornherein freigeschaltet werden muss. 

Sie können im Admin Bereich unter „IBAN für Lastschriften freigeben“ Name und IBAN des freizuschaltenden Einzugsermächtigten eingeben (nur für die Rolle „Admin“ verfügbar). Die IBANs werden für die gesamte Kommune auf die Whitelist gesetzt und somit für alle Bezahlkarten der Kommune freigeschalten.

Informationen zur Whitelist:

• Auf dieser befinden sich alle IBANs, die für Lastschriften freigeschaltet wurden.
• Sobald ein Sachbearbeiter eine IBAN auf die Whitelist gesetzt hat, können Einzugsberechtigte mit dieser IBAN Lastschriften einziehen.
• Es ist nicht möglich, IBANs nur für einzelne Leistungsempfänger freizuschalten.
• Es stellt kein Problem dar, falls eine IBAN ausversehen doppelt für Lastschriften freigegeben wird.

So können Leistungsempfänger beispielsweise Rechnungen für Internet und Festnetztarife, Mobilfunkverträge o.ä. via Lastschrift begleichen.

Die für Lastschriften benötigten Daten (IBAN, BIC und Name der Bank) kann der Leistungsempfänger in der Übersicht in seinem Onlinebereich einsehen.

Für eine Rücklastschrift fallen keine Gebühren an, weder für den Leistungsempfänger noch für die Kommune.

Die Bezahlkarte ist grundsätzlich für Onlineeinkäufe gesperrt. 

Für Ausnahmefälle können spezielle Onlinehändler auf eine Whitelist gesetzt werden und für einzelne Leistungsempfänger im Menüpunkt „Leistungsempfänger bearbeiten“ > „PLZ und Händlerkonfiguration“ eingestellt werden. 

Wenn Sie spezielle Onlinehändler hinzufügen möchten, wenden Sie sich bitte an unser tägliches Webex-Portal unter bezahlkarte.info/beratung/. Dort können wir gerne Ihre gewünschten Onlinehändler intern weiterleiten und für Ihre Kommune freischalten. Sie können diese dann im Anschluss unter „Leistungsempfänger bearbeiten“ > „PLZ und Händlerkonfiguration“ > „Händlerkonfiguration“ auswählen, sobald wir sie in unserem System hinterlegt haben.

Wichtig: ÖPNV Tickets können jederzeit ohne zusätzliche Freischaltung sowohl online als auch am Schalter eingekauft werden. 

Mit der Bezahlkarte kann auf zwei verschiedene Arten für den Leistungsempfänger kostenfrei Bargeld abgehoben werden:

• an fast allen Geldautomaten in Deutschland
• in bestimmten Geschäften (siehe hier). 

Die Bargeldabhebung am Automaten ist je nach Kommune auf eine bestimmte Anzahl beschränkt. Sollten Sie sich unsicher sein, wie hoch die Anzahl in Ihrer Kommune ist, fragen Sie bitte Ihren Vorgesetzten. Bei Abhebungen im Geschäft ist die Anzahl der Abhebungen nicht limitiert.

Die Höhe des Bargeldbetrags ist ebenfalls beschränkt. Hier werden Abhebungen im Geschäft und Abhebungen an Automaten innerhalb eines Monats kumuliert. Die Höhe des Bargeldabhebelimits können Sie im Verwaltungsportal unter „Leistungsempfänger bearbeiten“ > „Individuelle Beschränkungen der Bezahlkarte anpassen“ einsehen und anpassen. Eine Verminderung des Bargelds ist jederzeit möglich. Eine Erhöhung ist nur bis zur eingestellten Höchstgrenze Ihrer Kommune möglich. 

Bargeldabhebungen sind ebenso wie Zahlungen räumlich auf die eingestellte Region begrenzt. Sowohl in Geschäften als auch an Bargeldautomaten kann nur innerhalb des eingestellten Einsatzbereichs Geld abgehoben werden.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es der Kommune nicht erlaubt, die Umsätze der einzelnen Leistungsempfänger oder einer Bedarfsgemeinschaft einzusehen. Es wird also nicht angezeigt, wo und wofür die Leistungsempfänger ihr Geld ausgeben. 

Es kann lediglich der Guthabenstand der Karten eingesehen werden.